Syskonf jest wyposażony w opcjonalne narzędzia wspomagające organizację konferencji i kongresów naukowych. Moduł obsługi abstraktów (dodatkowo płatny od 1.08.2023 r.) dostępny w ramach platformy Syskonf kompleksowo wspiera następujące procesy:
- przyjmowanie zgłoszeń prac (tzw. „formularz abstraktów”)
- przydzielanie recenzentów
- recenzje zgłoszeń
- kwalifikacje zgłoszeń (przyjęcie, odrzucenie, skierowanie do poprawki)
- ponowne recenzje i kwalifikacje poprawionych zgłoszeń (opcjonalnie)
System może przetwarzać zgłoszenia prac w dowolnej formie, mogą to być np. abstrakty / streszczenia, pełne artykuły, referaty, prezentacje, materiały do elektronicznych sesji plakatowych, itp.
Na szczególną uwagę zasługują następujące elementy:
- elastyczna konfiguracja kryteriów recenzji (może być np. wiele ocen cząstkowych, każda o innej wadze) plus opcjonalnie ocena rekomendacyjna
- możliwość ręcznego wprowadzenia potwierdzonych recenzentów lub wysłania z systemu zaproszeń do grona recenzentów – odbiorcy mają możliwość przyjęcia lub odrzucenia zaproszenia przez link
- podczas przypisywania recenzentów system podpowiada optymalnych recenzentów dla każdej pracy na podstawie kompetencji tematycznych
- detekcja konfliktów interesów – zarówno „twardych” – bezpośrednich, jak i „miękkich” – prawdopodobnych
- dystrybucja mailowych zaproszeń do recenzji następuje po przypisaniu recenzentów i każdy recenzent dostaje tylko jednego maila z linkiem do swojego panelu recenzenta
- recenzenci nie muszą używać ani pamiętać jakichkolwiek haseł – logują się do panelu recenzji za pomocą spersonalizowanego linka, który już zawiera klucz dostępowy
- system umożliwia łatwą wysyłkę przypomnień do recenzentów zwlekających z oceną prac (nie częściej niż raz na 24h)
- na podstawie dokonanych recenzji system umożliwia łatwą kwalifikację prac (przyjęcie / odrzucenie) do sesji danego typu np. ustnej bądź plakatowej lub skierowanie pracy do poprawki
- system prowadzi rejestr wszystkich operacji dokonanych na każdym ze zgłoszeń, więc organizator dysponuje pełną dokumentacją zmian i operacji
- system może przetwarzać zgłoszenia prac jednocześnie w kilku językach, np. w języku macierzystym zgłaszającego + w języku angielskim lub języku prezentacji
- w systemie są dostępne narzędzia eksportu zgromadzonych danych oraz zaawansowany kreator książki abstraktów (abstract book)
Moduł istotnie ułatwia pracę komitetu naukowego / programowego, gdyż większość procesów zachodzących przy obsłudze zgłoszeń jest zautomatyzowana, a te których zautomatyzować nie można, zostały czytelnie usystematyzowane.
Uwaga: od 1 sierpnia 2023 r. wykorzystanie funkcjonalności modułu „Abstrakty i artykuły” będzie wiązać się z opłatą w wysokości 1 kredytu za przyjęcie zgłoszenia pracy. Przeczytaj więcej w komunikacie.
